MUNICIPALIDAD DE ALAJUELA

 

 

 

 

 

 

PROCESO DE SERVICIOS INFORMATICOS

 

 

 

 

 

POLÍTICAS DE USO DE INTERNET Y CORREO ELECTRONICO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Junio del 2004

 

 

 

1.      OBJETIVO

 

Las siguientes políticas establecen los lineamientos para el correcto uso de Internet y de Correo Electrónico, que proporciona el Proceso de Servicios Informáticos, con el fin de evitar el uso indebido o prohibido. 

 

2.      ALCANCE

 

Las políticas emanadas en este documento, son de aplicación general para todos los usuarios con derechos de acceso a Internet y Correo Electrónico del Proceso de Servicios Informáticos de la Municipalidad de Alajuela.

El Proceso de Servicios Informáticos para el acceso a Internet, considera necesario que el personal que utilice los recursos de la red, estén enterados y conscientes de los compromisos, normas y reglamentos que han adquirido y/o establecido para ofrecer el acceso a Internet a los mismos, tomando todas las medidas que correspondan para que éstos reglamentos y convenios se respeten y se cumplan, ya que Internet es una ventana al mundo y debe ser cuidadoso su manejo.

Este texto ofrece un enfoque al comportamiento que las organizaciones y los individuos deben tomar y adaptar para su apropiado uso. Las personas deben estar consientes de que no importa quien les brinde el acceso a Internet, se tienen regulaciones acerca del uso, del correo electrónico y los archivos, acerca de lo que es correcto poner y mandar, y cómo presentarse.

El uso de la red y recursos de información de la Municipalidad de Alajuela, está disponible para fortalecer el flujo de información interna, la investigación en materia tributaria, administrativa, educativa y apoyar a las diferentes tareas encomendadas para mejoramiento de nuestras labores. Todos los usuarios de la red están sujetos a esta política y a los términos de este manual, y a una actuación con altos principios morales y éticos al utilizar los recursos del Municipio, el uso inapropiado de la red será sancionado con la eliminación del acceso a estos recursos y puede conllevar a la aplicación de las sanciones disciplinarias respectivas, además de las consecuencias de índole legal que sean aplicables.

La utilización de los recursos de red y de información a través de las facilidades que provee el Proceso de Servicios Informáticos está abierta a todas las dependencias de la Municipalidad de Alajuela que lo justifiquen, dadas las condiciones de disponibilidad de recursos y servicios.

El uso de los recursos deberá tomar en cuenta que se guarden las medidas de seguridad que garanticen la integridad de los sistemas de cómputo ya instalados y su accesabilidad por otros, para hacer el trabajo eficiente y productivo.

3.      ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

 

PSI:                 Proceso de Servicios Informáticos

TI:                   Tecnologías de Información

MA:                Municipalidad de Alajuela

 

INTERNET

Internet es una gran comunidad de computadoras conectadas entre sí por medio de líneas de comunicaciones especiales, la cual oscila entre 30 millones de usuarios permanentes o esporádicos y se extiende a lo largo de 170 países agrupando una gran cantidad de asociaciones y empresas.

WORLD WIDE WEB

También llamado WWW o simplemente "el web", este servicio de Internet es el más ampliamente difundido. De hecho muchas personas piensan en el web e Internet como un sinónimo, y no se dan cuenta que "el web" es una entidad que corre en el Internet.  La característica más importante de los documentos WWW es que están enlazados con otros documentos por medio de hipertexto. El hipertexto permite enlazar documentos con sólo hacer un click con el ratón.

WEB BROWSER

Un browser es un programa que provee una interface para accesar y ver archivos en Internet. Antes de que existieran los browsers, se necesitaba saber una serie de complicados comandos para ver los recursos en el Internet. Los browsers básicamente hicieron el Internet más amigable y fácil de usar.

FILE TRANSFER PROTOCOL(FTP)

FTP es un servicio heredado del Internet, pero todavía es ampliamente utilizado para hacer algunos tipos de información disponibles. Básicamente FTP es un protocolo de Internet usado para transferir información y/o documentos de una computadora a otra.

CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico E-mail es una forma grandiosa de comunicarse por una red o por el Internet. El correo electrónico puede existir en una red de cualquier tamaño. Después del Web, posiblemente el correo electrónico sea el servicio de mayor uso en el Internet.

INTRANET

Una intranet, es una red que utiliza tecnología de Internet aplicada a una red interna con la diferencia que el contenido sólo está disponible internamente, en la red de área local.

4.      USOS ACEPTABLES DEL SERVICIO INTERNET

Los funcionarios de la Municipalidad podrán utilizar los servicios de Internet para los siguientes propósitos:

                La comunicación entre investigadores, economistas y personas relacionadas con las labores desempeñadas en el ámbito nacional y extranjero, siempre y cuando exista un intercambio mutuo y en condiciones recíprocas.

                Comunicación e intercambio con la comunidad académica, universitaria u otras instituciones con el fin de tener acceso a los últimos avances relacionados con la especialidad del personal.

                Anuncios o servicios nuevos para el uso de los usuarios en general, pero no para publicidad de tipo comercial o personal alguno.

5.      USOS INACEPTABLES DEL SERVICIO INTERNET

 

Debido al alto nivel de seguridad con el que se debe contar en la Municipalidad de Alajuela, las claves de acceso al servidor de WEB y correo electrónico deberán de ser estrictamente confidenciales y personales. Además de censurar la visita de páginas en la red dedicadas a áreas que no sean de interés investigativo, económico, legal, etc., o bien que simplemente se haga mal uso de los recursos para accesar información no relacionada con el área de trabajo.

 

Se prohíben los siguientes tópicos:

 

Utilizar los servicios de comunicación, incluyendo el correo electrónico o cualquier otro recurso, para intimidar, insultar o acosar a otras personas, interferir con el trabajo de los demás provocando un ambiente de trabajo no deseable dentro del contexto de las políticas de la Municipalidad de Alajuela.

Utilizar los recursos de la Municipalidad de Alajuela para ganar acceso no autorizado a redes y sistemas remotos

Provocar deliberadamente el mal funcionamiento de computadoras, estaciones o terminales periféricos de redes y sistemas.

 Monopolizar los recursos en perjuicio de los otros usuarios, incluyendo: el envío de  mensajes masivamente a todos los usuarios de la red, iniciación y facilitaciones de  cadenas, creación de procesos innecesarios, generar impresiones voluminosas, uso de  recursos de impresión no autorizado.

Poner información en la red que infrinja los derechos de los demás.

Utilizar los servicios de red para juegos a través del servicio de Internet o Intranet.

Utilizar los servicios de red para ver publicaciones de deportes.

Utilizar los servicios de red para ver publicaciones de pornografía.

Utilizar los servicios de red para enviar archivos que sean confidenciales.

Cualquier actividad que sea lucrativa o comercial de carácter individual, privado o para negocio particular.

Acceso a lugares obscenos, que distribuyan libremente material pornográfico, o bien materiales ofensivos en perjuicio de terceros

 

 

6.      GARANTÍAS DEL SERVICIO INTERNET

                La administración de la red del  Proceso de Servicios Informáticos, no ejerce ningún control sobre el contenido de la información que pase por la red, o de quien la utilice.

                La administración de la red del  Proceso de Servicios Informáticos no da garantías de ningún tipo, sea expresa o implícitamente, para el servicio que provee, por lo que no existirá ninguna responsabilidad por cualquier daño que el usuario sufra causado por negligencia propia o los errores u omisiones de sus usuarios.

                La transmisión de materiales en violación de cualquier regulación, queda prohibida. Esto incluye, pero no se limita a materiales con derechos de propiedad intelectual, materiales que legalmente se consideren amenazantes u obscenos.

                Corre por cuenta y riesgo del usuario cualquier información obtenida por medio del servicio de comunicaciones de Internet.

                Los mensajes que se envíen vía Internet, serán de completa responsabilidad del usuario emisor y en todo caso deberán basarse en la racionalidad y la responsabilidad individual. Se asume que en ningún momento dichos mensajes podrán emplearse en contra de los intereses de personas individuales, así como de ninguna otra institución.

                El Proceso de Servicios Informáticos tiene la autoridad para controlar y negar el acceso a cualquiera que viole las políticas o interfiera con los derechos de otros usuarios. También tiene la responsabilidad de notificar a aquellas personas que se vean afectadas por las decisiones tomadas.

                La demanda de servicios puede ocasionalmente exceder la disponibilidad, por lo que serán establecidas las prioridades, dando la más alta prioridad a las actividades consideradas las más esenciales para llevar a cabo la misión de la Municipalidad de Alajuela.

7.      REQUISITOS PARA EL SUMINISTRO DE SERVICIO INTERNET.

 

 

Para que el personal de la Municipalidad de Alajuela pueda hacer uso del servicio de Internet e Intranet es necesario que cumplan con los requerimientos siguientes:

                La Dirección o Jefatura interesada deberá enviar la solicitud al Proceso de Servicios Informáticos, con atención al Ing. Jorge Cubero Segura, Coordinador.

                Tener disponible todas las requisiciones de equipo para la instalación, tanto hardware como de software.

REQUISITOS MINIMOS DE HARDWARE

Para que un computador tenga acceso a Internet/Intranet, será necesario que cuente con lo siguiente:                             

•CPU Intel Pentium 100 MHz.     

•16 MB de RAM

•50 MB de espacio libre en disco.

•Video SVGA con soporte de 256 colores

•Multimedia (opcional)

•Tarjeta de red Ethernet 10/100 Base-T, interfase RJ-45

•Cableado hacia la red del  Proceso de Servicios Informáticos.

REQUISITOS MINIMOS DE SOFTWARE

 

Se deberá contar con el siguiente software instalado:

•Windows 95

•Netscape, Internet Explorer, ú otros  browser de WWW.

•De no contarse con un browser, se le proporcionará uno de parte del  Proceso de Servicios Informáticos

En caso que no contar con tarjeta de red y conexión a la red del  Proceso de Servicios Informáticos se deberá realizar una solicitud, requiriendo la asignación de la dirección IP del  usuario, indicando lo siguiente:

•Dependencia y nombre completo del solicitante.

•Justificación del servicio.

•Con el visto bueno de la Dirección, o del jefe inmediato superior.

•Ubicación exacta de la PC para poder determinar la cantidad de cable.

Posteriormente el equipo será evaluado por un técnico del PSI, el cual hará un dictamen técnico del equipo a conectarse.

8.      DERECHOS SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS DE LA RED

 

PRIVACIDAD DE CORREO: Todos los usuarios tienen derecho a la privacidad del correo electrónico cuando éste es usado para fines de trabajo, teniendo en mente que el uso del correo es para efectuar labores, en la especialidad que tenga dicha persona.

 

LIBERTAD DE EXPRESIÓN: La red está abierta a la expresión libre de ideas y puntos de vista, que tengan relación con las actividades de cada individuo en la Municipalidad.

 

9.      USO CORREO ELECTRÓNICO

 

 

Es esencial para los usuarios reconocer su responsabilidad respecto al acceso a los servicios y computadoras vía la red interna o por medio de Internet. Cada usuario es el responsable final de sus acciones cuando accede a los servicios disponibles.

 

Lectura de Correo

 

·       Leer el correo frecuentemente, diariamente si es posible.

 

·       Utilice carpetas personales para almacenar la información que desea conservar.

 

·       Si no tiene tiempo de contestar los mensajes completamente, envíe un breve mensaje de forma tal que la persona que le envió el mensaje sepa que usted lo recibió.

 

·       Elimine mensajes innecesarios.

 

·       Mantenga los mensajes relacionados en carpetas aparte dentro de las carpetas personales.

·        Seleccione la opción de eliminar mensajes cuando sale de Outlook.

 

Envío de Correo                   

 

·       Intente enviar mensajes bien formateados. Las personas que reciben mucho correo pueden no leer un mensaje mal formateado. No utilice letras en MAYÚSCULA, esto es considerado como gritar.

 

·       No utilice tabuladores ya que mucho software administrador de correo no entiende este tipo de caracteres lo que puede acarrear basura en el mensaje original.

 

·       Utilice el campo asunto dentro del mensaje.

 

·       No utilice las opciones de confirmación de entrega y lectura a menos que sea un mensaje muy importante. Es innecesario la mayoría de las veces y provoca mucho tráfico en la red.

 

·       Recuerde que los lectores del mensaje no pueden ver su cara o escuchar su voz, todas las expresiones deben ser palabras o signos de puntuación. Evite ser sarcástico y utilice comillas cuando sea necesario.

 

·       No envíe mensajes a gente que no conoce, a menos que exista una razón de peso de por medio.

 

·       No envíe mensajes ofensivos, abusivos, etc.

 

·       No envíe mensajes a todo el personal a menos que sea un asunto oficial que involucre a toda la institución.

 

·       Antes de enviar el mensaje revise el texto que lo compone y los destinatarios. Esto con el fin de corregir errores de ortografía, forma o fondo.

 

Autofirmas

 

·       Su firma debe ser breve e informativa (no mayor de tres líneas), pueden utilizarse aspectos humorísticos o intelectuales.

 

·       Nunca incluya su dirección de correo en la firma ya que esta ya fue incluida en la parte superior del mensaje.

 

·        La idea de una autofirma es útil pero debe usarse solamente cuando es necesario. Usualmente es mejor firmar los mensajes con un conjunto de palabras amistosas.

 

Reenvío de Mensajes

 

·       Cuando se reenvía un mensaje, incluya el mensaje original, para que la o las personas hacia las que va el mensaje conozcan de que se está hablando en un momento dado.

 

·       En muchas ocasiones se utiliza un mensaje para entremezclar una respuesta, eliminando las partes que son irrelevantes. Es altamente recomendable incluir el mensaje original tal y como fue recibido.

 

·        Su correo marca el mensaje original por medio del signo mayor ">" o bien por medio de otro color de letra.

 

Cadenas de Mensajes

 

·        No envíe ni sea parte de una cadena de mensajes, esto es considerado ilegal y puede acarrear la inactivación de la clave aunque no haya sido usted la persona que comenzó con la cadena.

 

Listas de Correos

 

·       Cuando se va a enviar un mensaje a una lista o grupo de usuarios, chequee que el mensaje será enviado a la o las personas correctas.

 

·       Trate de no enviar mensajes con adjuntos a grupos de usuarios.

 

·       Si se siente ofendido por un mensaje no lo responda inmediatamente, envíe el mensaje hacia el administrador de correo, con el fin de tomar las acciones respectivas.

 

·       No haga que un tema de discusión se convierta en otro tópico. Si así lo desea comience con otro mensaje.

 

Tamaño de los mensajes

 

·       El tamaño de los mensajes adjuntos no debe exceder de los 500 KB, este tamaño puede ser chequeado por medio de las propiedades de cada archivo desde el Explorador de Windows o seleccione el archivo y presione ALT+ENTER para ver el tamaño.

 

·       Si el adjunto excede los 500 KB, debe ser compactado, para ello el Proceso de Servicios Informáticos ofrecerá las instrucciones del caso por medio de una carpeta pública en el cual se ubicará el software necesario así como un manual con instrucciones básicas de uso.

 

·       Si el mensaje aún compactado excede este tamaño puede enviar el mensaje, una vez que el mensaje sea enviado, el mismo debe ser eliminado de la casilla de enviados ya sea borrando el mensaje del todo o bien pasándolo a las carpetas personales.

 

Antivirus 

 

·       Desconfíe de todos los mensajes que vengan de Internet pues pueden estar infectados con virus, por lo cual las opciones dentro del antivirus Office Scan de TrendMIcro deben de activarse de tal forma que se chequeen todos los archivos aún los que se encuentren compactados y que la acción que debe seguirse sea la de eliminar el virus automáticamente.

 

·       Si el mensaje que se detecta tiene un virus que no puede ser removido, entonces el mensaje no debe ser salvado o abierto y debe ser eliminado por completo.

 

·       Se debe chequear en forma constante la máquina para evitar virus al momento de enviar documentos adjuntos.

 

·       Cada usuario es responsable por los adjuntos que envía, se tomarán las medidas respectivas en caso de que un mensaje sea enviado con virus .

 

·       El chequeo diario de virus en el correo se hará para todas las casillas en el servidor de correo tratando de limpiar todo mensaje contagiado, si el mensaje tiene virus y no puede ser eliminado el mensaje será borrado del correo.

 

10.   SANCIONES

 

 

El Proceso de Servicios Informáticos determinará la aplicación de la suspensión de acceso a los servicios, en atención al tipo de contravención al presente documento, las que serán cumplidas inmediatamente.

 

11.   RECOMENDACIONES

 

 

CORREO ELECTRÓNICO

 

·        El correo electrónico es privado e individual.

                A menos que se utilice un dispositivo de encripción (hardware o software), se debe asumir que el correo en Internet no es seguro. Nunca ponga en un mensaje de correo información que no ponga en un sobre.

·        Respete los derechos de autor en el material que reproduzca. Casi todos los países incluido el nuestro tienen leyes para los derechos de autor.

                Si está respondiendo a un mensaje no cambie la redacción. Si el mensaje era personal y usted lo esta mandando a un grupo, debería pedir permiso primero. Podría acortar el mensaje y resaltar las partes relevantes, pero asegúrese de dar las atribuciones pertinentes.

·        Nunca mande cartas en cadena por medio de correo electrónico. Las cartas en cadena son prohibidas en Internet. Los privilegios que tenga en la red serán revocados y posiblemente hasta se sancione. Se debe notificar al PSI si alguna vez recibe una carta en cadena.

                Una buena regla es: sea conservador en lo que mande y liberal en lo que reciba. No debería mandar mensajes "calientes" (llamados "flames") aunque sea provocado. No se sorprenda si recibe "flames", es prudente no responderlas.

·        En general, es una buena idea por lo menos revisar todos los subjects antes de responder un mensaje. Así mismo asegúrese que los mensajes que responda vayan dirigidos a usted.

                Sea cuidadoso cuando direccione su correo. Hay algunas direcciones que pueden ir a un grupo pero la dirección parece la de una persona. Sepa a quién le manda el correo.

·        Recuerde que las personas con las que se comunica están localizadas a través del mundo. Si manda un mensaje del cual quiere una respuesta inmediata, la persona que lo recibe podría estar en su casa durmiendo cuando llegue el mensaje. Dele la oportunidad de despertarse, llegar a su trabajo, e ingresar a la red antes de asumir que el correo no llegó o que no les importa.

                Verifique todas las direcciones antes de iniciar un discurso largo o personal. También es una buena práctica incluir la palabra "Long" en el encabezado del asunto para que la persona a la que manda el mensaje sepa que le va a tomar tiempo leerlo y responderlo. Más de 100 líneas es considerado "grande".

                Sepa a quien contactar por ayuda. Usualmente tendrá recursos cerca y a la mano. Además sepa a quien recurrir si recibe algo cuestionable o ilegal. Para ayuda en estos casos puede recurrir al PSI.

                Escriba usando mayúsculas y minúsculas. En el Internet escribir solo en mayúsculas es sinónimo de insulto.

·        Use símbolos para enfatizar algo. Ejemplo: use asteriscos (*) para "ponerle" negrilla a una palabra o frase, use guión menor ( _ ) para subrayado. Ejemplo: Esto *es* lo que quiero decir, _La guerra y la Paz_ es mi libro favorito.

Limite el largo de las líneas a 65 caracteres y termine la línea con un retorno <ENTER>

·        Los mensajes de correo deben tener un asunto que refleje el contenido del mensaje.

                Las expectaciones para comportarse por medio de e-mail dependen en las relaciones con una persona y el contenido de la comunicación. Las normas aprendidas en un ambiente de e-mail particular no necesariamente aplican en general a los mensajes a través del Internet. Sea cuidadoso con los vulgarismos o acrónimos locales.

·        El costo de la entrega del mensaje es compartido entre el que lo manda y quien lo recibe. Esta es una razón económica fundamental por la cual el correo no solicitado no es bienvenido (y prohibido en muchas formas).